Quelles sont les obligations légales pour une entreprise au Kenya?

Introduction

Quelles sont les obligations légales pour gérer avec succès une entreprise au Kenya quand on est investisseur étranger? En fonction de la structure de votre entreprise, votre entreprise au Kenya sera soumise à plusieurs obligations légales de different type.

Il est vital pour les entreprises de rechercher des conseils pertinents lorsqu’elles s’établissent au Kenya pour comprendre et respecter leurs obligations légales. Il est important de se tenir au courant du cadre statutaire d’une entreprise. En effet, la non-conformité peut entraîner des sanctions, des poursuites et des atteintes à la réputation de l’entreprise.

Plongeons-nous dans ces obligations légales pour mieux comprendre ce qu’un investisseur doit avoir bien présent à l’esprit lorsqu’il crée une entreprise au Kenya.

Registre des entreprises

La première étape pour opérer sur un marché est l’enregistrement de la structure. Une fois le processus d’enregistrement terminé, l’investisseur reçoit un certificat d’enregistrement; il peut s’agir d’un certificat de conformité, d’un certificat de constitution ou d’un certificat de raison sociale. N’oubliez pas de demander les autres documents liés à l’enregistrement de votre entreprise. Par exemple, le CR12 est très important car il détaille l’actionnariat et le mandat de la société.

Vous devrez nommer un secrétaire d’entreprise (CS) certifié dans les cas suivants; Soit aucun des administrateurs n’est physiquement dans le pays; Ou le capital social de la société est supérieur à 5 millions KES. Le rôle du CS est de garantir le respect des exigences réglementaires et la bonne mise en oeuvre des décisions du CA. À cette fin, il tiendra les livres statutaires de la société. Quant à une succursale, il est obligatoire de désigner un représentant local résidant au Kenya.

En ce qui concerne le registre des entreprises, des déclarations annuelles doivent être déposées annuellement pour toutes les entités locales. Que l’entreprise ait commencé son activité ou non. Cela est nécessaire pour garantir la mise à jour régulière des informations relatives à votre entreprise. Ainsi, le registre des entreprises dispose toujours d’informations valides.

Kenya Revenue Authority (KRA)

Qu’est-ce qu’un code PIN?

Suite à la délivrance d’un certificat d’enregistrement, le numéro d’identification personnel (PIN) est l’une des prochaines obligations pour une entreprise au Kenya. Il s’agit d’un numéro fiscal unique émis par la Kenya Revenue Authority (KRA). Le code PIN permet à KRA de suivre le respect par l’entreprise des impôts, des déclarations et des obligations statutaires conformément à la loi kenyane. Notez qu’en matière de fiscalité, la conformité s’applique à tout type d’établissement permanent. Entreprises et particuliers.

Qu’est-ce qu’un PE?

Par définition, un établissement stable (PE en anglais) est une installation fixe d’affaires qui donne lieu à une obligation fiscale sur le revenu ou sur la valeur ajoutée dans une juridiction particulière. Le Kenya applique essentiellement un régime fiscal basé sur le principe à la source. Il impose effectivement tous les revenus accumulés ou provenant du Kenya. Par conséquent, le Kenya impose tous les résidents et non-résidents. Les non-résidents peuvent soit avoir un établissement stable au Kenya, soit n’avoir absolument aucune présence fiscale. Les non-résidents sans présence fiscale sont imposés via le système de retenue à la source, lorsque la retenue à la source est applicable. Tandis que ceux qui ont un établissement stable sont imposés par le système de l’impôt sur les sociétés. Il existe peu de différences dans la fiscalité des résidents kényans et celle des non-résidents qui ont des établissements stables.

Qu’est-ce que PAYE?

En tant qu’employeur, vous devez déduire l’impôt sur le revenu (PAYE) des salaires et traitements de vos employés aux taux en vigueur. Vous devez les remettre à KRA au plus tard le 9 du mois suivant. PAYE est à la charge des personnes ayant un revenu d’emploi de Kshs. 24 000 et plus par mois.

Qu’est-ce que CIT?

Sans surprise, l’impôt sur les sociétés est l’une des obligations d’une entreprise au Kenya. Le taux de l’impôt sur les sociétés pour les sociétés résidentes, y compris les filiales de sociétés mères étrangères, est de 25%. Le taux d’IS pour les succursales de sociétés étrangères est de 37,5%. Les sociétés résidentes sont imposables au Kenya sur les revenus accumulés ou provenant du Kenya. Les sociétés résidentes exerçant des activités commerciales en dehors du Kenya sont également imposées sur les revenus tirés d’activités commerciales en dehors du Kenya.

Qu’est-ce que la TVA?

En ce qui concerne la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), l’enregistrement peut être obligatoire ou volontaire ; volontaire lorsque les activités de l’entreprise impliquent l’achat et la vente de biens ou de services à vendre. Cependant, l’enregistrement à la TVA devient obligatoire lorsque l’entreprise atteint le seuil de 5 millions KES de CA par an. La TVA est actuellement de 14%; elle est remise à KRA au plus tard le 20 du mois suivant.

Qu’est-ce que la WHT?

La Withholding Tax (WHT) est prélevée à des taux variables (3% à 30%) sur une gamme de paiements aux résidents et aux non-résidents. Pour les résidents, la WHT est soit un impôt final soit crédité contre l’IS. Pour les non-résidents, la WHT est une taxe finale. Dans le cas de services de conseil ou de services professionnels, une retenue à la source de 5% s’applique au montant imposable. Cette taxe est remise à KRA au nom du contribuable qui reçoit le certificat WHT.

Qu’est-ce qu’un TCC?

Enfin, vous pouvez demander un certificat de conformité fiscale (en anglais TCC pour Tax Compliance Certificate). Ce certificat peut être très utile pour les entreprises au Kenya car il équivaut à une mise en conformité fiscale. Le principal avantage du TCC est qu’il facilite un certain nombre de procédures administratives.

Conseil municipal de Nairobi (NCC)

Le Nairobi City Council (NCC) est un organisme gouvernemental qui se charge de fournir des services aux entreprises, des établissements de santé, des interventions d’urgence, la collecte des déchets, l’eau et l’assainissement, et bien d’autres services. Je suis d’accord, c’est beaucoup! Aujourd’hui, nous allons simplement discuter de quelques services offerts par NCC dont les investisseurs doivent être conscients.

Un Business Permit atteste qu’une entreprise a une licence pour faire des affaires dans un bureau physique. Pourquoi avez-vous besoin d’un permis d’entreprise? Dans le cas où vous vous trouvez dans un bureau physique sans licence d’exploitation, vous courez le risque d’une amende. NCC exhorte toutes les entreprises à acquérir un permis d’exploitation qui permettra le bon fonctionnement de leur activité. Dans le cas d’un espace de co-working, chaque propriétaire d’entreprise doit avoir sa propre licence. En effet, la nature de l’entreprise est différente de celle du fournisseur de services de co-working.

Ensuite, pour tous les locaux commerciaux, vous devez avoir un certificat d’incendie. Le but est de minimiser les dommages physiques corporels en cas d’incendie. NCC inspecte donc les locaux et donne des recommandations OHSE en ce qui concerne les risques d’incendie. Une fois les mesures mises en œuvre, vous recevrez un certificat.

Bien entendu, les exigences OHSE de NCC dépendent du type d’activités menées. Par conséquent, il peut également être nécessaire d’obtenir une licence pour des ativités liées à l’alimentation et à l’assainissement.

NHIF et NSSF

La Caisse nationale de prévoyance (NSSF) et la Caisse nationale de sécurité sociale (NHIF) sont les organisations gouvernementales qui gèrent respectivement les prestations de santé et de retraite. Toute nouvelle entreprise ou employé travaillant au Kenya doit être enregistré auprès de ces deux entités. Il est obligatoire de remettre les cotisations afférentes chaque mois. Le non-enregistrement ou le versement tardif de ces contributions entraînera bien entendu des pénalités.

NITA et WIBA

Savez-vous que NITA peut prendre en charge les frais de formation de votre personnel lorsque vous suivez une formation? Les employeurs doivent s’inscrire en tant que cotisants à la taxe de formation et payer la taxe de formation industrielle sur une base régulière de 50 Kshs par mois et par employé. Jusqu’à présent, de nombreuses entreprises n’ont pas encore adopté les services de la National Industrial Training Authority (NITA). Pourtant, NITA offre des normes de formation industrielle de haute qualité au Kenya et peut fournir une main-d’œuvre bien formée à tous les niveaux.

La WIBA est une obligation légale au Kenya des entreprises ou organisations pour se couvrir contre une indemnisation pour les blessures causées à leurs employés. En plus d’être une exigence obligatoire pour les employeurs, le WIBA vous protège financièrement contre les responsabilités découlant des accidents du travail et des maladies professionnelles de vos employés. Le WIBA vous couvre en tant qu’employeur contre la responsabilité légale en vertu de la loi de 2007 sur la santé et la sécurité du travail.

Ces deux obligations minimisent le risque de blessures dans l’environnement de travail et augmentent également la performance de votre entreprise. En effet, la formation enseigne beaucoup sur les mesures préventives sur le lieu de travail. Un environnement de travail propice apporte non seulement du confort, mais augmente la productivité de vos employés.

Conclusion

Il existe de nombreuses obligations pour une entreprise au Kenya. Celles-ci varient et changent souvent en fonction de la nature des activités menées au sein de l’entreprise. Certains des organismes gouvernementaux pour n’en citer que quelques-uns peuvent inclure; Le Bureau kényan des normes (KEBS) qui promeut la normalisation dans l’industrie et le commerce; L’Autorité nationale de la construction (NCA) réglemente et renforce les capacités si vous cherchez à vous lancer dans le secteur de la construction; Le bureau des technologies de l’information et de la communication au Kenya (TIC) définit et applique les normes et les directives TIC pour les ressources humaines, les infrastructures, les processus, les systèmes et les technologies pour les bureaux publics; L’Autorité des communications du Kenya (CAK) et la Banque centrale du Kenya (CBK) couvrent toutes les entreprises engagées respectivement dans les services de communication et financiers.

La liste des obligations statutaires pour une entreprise au Kenya peut sembler impressionnante. C’est pourquoi il est important de travailler avec des experts afin d’éviter tout oubli qui pourrait entraîner des risques de non-conformité et des sanctions.